Планирование времени рабочего дня правила, методы и ошибки

Содержание
  1. Эффективное планирование и организация трудового дня: методы, правила и почему это важно
  2. Содержание
  3. Планирование трудового дня
  4. Что в себя включает планирование
  5. Почему важно планировать рабочий день
  6. Кто должен планировать собственный рабочий день
  7. Методы планирования трудового дня
  8. Правила планирования времени трудового дня
  9. Главные ошибки при планировке трудового дня

Эффективное планирование и организация трудового дня: методы, правила и почему это важно

Планирование времени рабочего дня правила, методы и ошибки

Добрый день! В данной заметке мы побеседуем о планировании трудового дня.

Сегодня вы узнаете:

  1. Для чего планировать собственный рабочий день;
  2. Кому это нужно;
  3. Как адекватно планировать рабочий день.

Содержание

Планирование трудового дня

В ХХI веке жизненный ритм ощутимо увеличил скорость и продолжает увеличиваться. Если до этого времени для того, чтобы быть успешным, нужно было исполнять один рабочий объем, то сегодня для достижения успеха необходимо исполнять на порядок выше. И люди начинают сталкиваться с нехваткой времени. Если бежать за выполнением всех ежедневных задач, которые повседневно подкидывает нам жизнь, времени абсолютно не остается.

Планирование трудового дня — инструмент, который помогает не только хорошо применить время работы, но и уменьшать его. Это не обычный перечень дел, который необходимо сделать в строгой очередности. Планирование — способность подбирать, что необходимо сделать, почему и когда.

Благодаря этому грамотное планирование не только структурирует все, что вы выполняете за один день, но и высвобождает ваше время. Сначала необходимо исполнять самые основные дела — это основное правило тайм-менеджмента. Любому человеку, у которого на работе есть свободное время и нет четкого расписания, полезно распределять свое время правильно.

Что в себя включает планирование

Планирование времени работы в себя включает:

  • Расстановку приоритетов.
  • Выбор приоритетных задач.
  • Поиск лучших путей их решения.
  • Поиск занятости в свободное время.

Расстановка приоритетов помогает вам понять, что просит внимания, что может разрешиться само, а какой вопрос необходимо просто проигнорировать. Время и информация стали гораздо ценнее, чем до недавнего времени, и распаляться на то, что не даёт результат — вздорное дело.

Выбор приоритетных задач — практически то же самое, что и расстановка приоритетов, только уже в рамках одного трудового дня. Вы подбираете, что принесёт значимый результат, что необходимо сделать немедленно, а что можно отложить.

Поиск лучших путей решения задач — особенно важный пункт. При планировке вы должны иметь в виду не только то, что сделаете, но и то, как это наиболее целесообразно сделать. При этом важно не просто экономить время, а делать все максимально качественно и быстро.

Работа со достаточным временем также должна входить в рабочий план. У вас освободилось 2 часа в течении дня, которые вы можете потратить на что-то? Можно сказать об этом боссу, и он нагрузит вас работой, можно заняться самообразованием, а можно постараться к развитию индивидуального проекта.

Почему важно планировать рабочий день

Любой, кто хотя бы раз сталкивался с фрилансом, бизнесом или «работой если хотите» (вроде такси), очень хорошо понимает значимость расположения дел в течение дня. Однако, например, большинство сотрудников офиса не рекомендует планировать собственный рабочий день.

В действительности, основная причина планирования трудового дня — увеличение своей эффективности. Если вы прислушаетесь к своему организму, то сумеете понять, что какие-нибудь дела вам даются лучше в одно время, а какие-нибудь — в иное. Например, звонки в прочие компании вам удобнее выполнять после обеда, так как вы уже проснулись, но еще опоздали устать, а однообразная работа быстрее создается вечерами, по этому вбивание информации в БД лучше отложить до 5 — 6 часов.

Планирование трудового дня предусматривает не только основные детали решения задач, но и собственные предпочтения всех людей. Тайм-менеджмент был выполнен не для того, чтобы навязать всем одинаковый шаблон очень эффективной работы. Вы должны подстраивать собственные задачи под характерности собственного организма.

Организация и планирование собственного трудового дня дают возможность вам делать большее за малое число времени, оставляя время на то, что вам нравится.

Кто должен планировать собственный рабочий день

Планировать собственный рабочий день должен уметь любой человек. Так вы сумеете экономить время и будете намного эффективнее работать. Однако есть 3 категории людей, которые просто обязаны заниматься личным планированием.

Читайте также:  Ошибки при устройстве ленточного фундамента

Фрилансеры. Самый неблаговоспитанный сотрудник — фрилансер. У него нет четкого графика, а про то, что пора садиться что-то делать, напоминает только дедлайн. Благодаря этому, фрилансерам, которые работают с несколькими клиентами, особо важно планировать собственный рабочий день. Часто оказывается, что новые заказы появляются с разницей в один — 2 дня, и если тащить до последнего, можно не успеть поработать по двум проектам.

Предприниматели. Тут все фактически также, как и во фрилансе. Тем более если это бизнес в сети. С одной стороны — вы можете спокойно проводить свой отдых дома, когда ваши служащие работают, но со второй — этот подход неминуемо окажется провальным. На Западе среди предпринимателей процветает культ трудоголизма. Там думают, что если ты не работаешь 60 часов на протяжении недели, значит, ты ленив и тебе нечего делать в бизнесе.

Руководители. Руководитель не всегда будет предпринимателем. Хозяин компании может не принимать энергичного участия в делах собственной фирмы, однако её директор на себя берет ответственность за работу целого механизма. Благодаря этому лидеры средних и больших компаний должны хорошо применить свое время, ведь от их решений зависит грядущее компании в долговременной перспективе. Планирование трудового дня руководителя — способ лучше всего разделить собственное время между стратегически главными задачами.

Методы планирования трудового дня

Методов правильного планирования трудового дня бывает очень много. Но один из наиболее эффективных — Матрица Эйзенхауэра. Суть её в следующем.

Есть 4 квадрата:

  1. Квадрат А — Срочные и серьезные дела.
  2. Квадрат В — несрочные и серьезные дела.
  3. Квадрат С — срочные и неважные дела.
  4. Квадрат D — несрочные и неважные дела.

Квадрат А практически в любое время должен оставаться пустым. При правильном планировании все серьезные дела должны оседать в квадрате В и производиться по мере их приближения к А.

Квадрат В — это серьезные дела, которые смогут помочь вам достигнуть вашей цели. Сюда включают все дела, которые необходимо сделать в течение 1 трудового дня.

Квадрат С значит срочные и неважные дела, которые необходимо передать на выполнение иным лицам. явный пример срочных, но неважных дел — позвонить возможному клиенту. Это сделает служащий, вам лучше сосредоточиться на иных делах.

Квадрат D, значит, что есть несрочные и неважные дела, которые не приближают вас к цели, не дают положительных впечатлений и как правило не требуются. В этот квадрат стоит записывать все безполезные идеи.

Подобное разграничение дел по их важности и срочности дает возможность вам понимать, чему необходимо уделять большое внимание в течение трудового дня, а о чем можно успешно забыть. Матрица помогает не только в рабочих процессах, но и в обычной жизни. Если вы желаете обучать британский, он вам интересен и поможет в карьере — это квадрат В. Однако если вы хотите обучать испанский просто ради того, чтобы знать его — это D, и о нем можно успешно забыть.

Читайте также:  Отчетность ИП на Патенте в 2019 году что сдавать, сроки и способы

Правила планирования времени трудового дня

Есть несколько правил того, как необходимо хорошо вести собственный рабочий день. Для комфорта, разобьем день на 3 части:

  • Начало трудового дня.
  • Ключевой процесс работы.
  • Окончание.

Утро — самый основополагающий этап. В зависимости от того, насколько вы выспались, как встали и что делали, зависит ваше настроение, психологический настрой и трудоспособность.

К принципам «правильного» утра относятся такие:

  • Хорошее настроение. Если просыпаться повседневно с мыслью про то, что ненавидишь собственную работу, эфективность будет понижаться. Попытайтесь начинать утро с приятных мыслей.
  • Постарайтесь не «раскачиваться». Вы видели за собой, что после того, как вы поднимаетесь по утру, вам необходимо еще 30 — 40 минут на то, чтобы целиком прийти в себя? Данное время, которое не нужно терять. Сразу же после пробуждения примите душ, заварите кофе и заместо получаса «в никуда», вы можете спокойно позавтракать.
  • Неторопливый завтрак и путь на работу. Начинать день не спеша особо важно. Когда вы спешите, организм тратит лишние силы и нервы, которые могли бы пойти на более продуктивную работу. Если не можете себе позволить обильный завтрак и неспешную поездку — ложитесь позднее и вставайте до недавнего времени.
  • Основные задачи. Большинство успешных предпринимателей предрасположены говорить, что самые главные задачи нужно решать по утру. Как говорят «Хочешь все успевать — ешь лягушку на завтрак». В роли лягушки выступает дело, за которое вы абсолютно не желаете приниматься. Сделайте его по утру, и хорошее настроение от того, что «лягушка съедена», сохраняется на на протяжении всего дня.

Ключевой процесс работы состоит из следующих задач:

  • Решайте неотложные задачи. Необходимо понимать, что если в течение трудового дня на вас свалилось какое-то необходимое дело, не надо переключать все внимание только на него. В первую очередь нужно понять, важное оно либо нет. Если важное, то необходимо немедленно приступить к нему. Если нет — передайте ответственность за его выполнение иному человеку.
  • Соблюдайте сроки. Повседневно вы должны ставить себе приблизительные сроки, за которые должны справиться со всем объемом задач. Важно, чтобы это было не «Сделать все до 18 часов», а «В 14:00 — начать делать план, в 15:00 — подвергнуть анализу критерии, в 16:00 — составить отчет» и т. д.
  • Порядок на рабочем месте. Это неявный, но особенно важный пункт. Если на вашем столе бардак, ваш взгляд будет регулярно теряться среди него. И если на рабочем месте окажется какой-то чужой документ, можно начинать изучать его и просто потеряете 20 — 30 минут.
  • Не следуйте импульсам. Это очень важное. Есть некоторые триггеры, которые вынуждают вас переключать внимание с работы на что-то менее важное. Позвонить другу, когда вы анализируете план продаж? Лучше этого не делать, тогда вы потеряете концентрацию и сумеете легко потерять рабочий настрой.
  • Собирайте рутину. Это немаловажно. Если вам необходимо сделать 60 телефонных звонков в течение дня, то лучше разбить их на несколько очень маленьких групп, по 10 — 15 штук за раз. После того, как позвонили, можете исполнять другое задание. Регулярно переключаясь с рутины на энергичную деятельность, вы сможете выполнить намного больше.
Читайте также:  Типичные осенние ошибки дачников подбор посадочного материала, укрытие, удобрение, побелка,

Окончание трудового дня основано на следующих принципах:

  • Доделывайте нужное. Есть группа дел, которые входят в квадрат «важное, но несрочное». Их наиболее целесообразно доделывать в течение трудового дня, а квадрат «важное и неотложное» держать всегда пустым.
  • Сверяйте результаты с планом. Все что вы выполнили за один день, необходимо сопоставить с задуманным. Если вы лишь начали планировать собственный рабочий день, то маленькие отклонения от плана будут нормально. Постарайтесь, чтобы их было как можно меньше.
  • Составляйте план на следующий день. Наиболее целесообразно это делать по окончании предыдущего трудового дня. Так вы сохраните рабочий настрой и, однако при этом важно разработать настоящую программу дел.

Если вы руководитель, то в течение трудового дня должны плотно работать со своим секретарем.

Не забывайте, что все это общие рекомендации. Они не берут во внимание ваши частные характерности. Если вам удобнее делать срочную работу днем, а не по утру — это ваше право. Если вы любите делать большое и тяжелое дело последним, и это совсем не влияет на Ваш настрой в течение одного дня — сделайте его последним.

Планирование трудового дня должно быть частным.

Главные ошибки при планировке трудового дня

Не обращая внимания на то, что практика тайм-менеджмента прочно садится у нас в жизни, очень многие люди выполняют распространенные ошибки, когда задумывают собственный рабочий день. Вот пару из них.

Ошибка 1. Ошибочная расстановка приоритетов.

Матрица Эйзенхауэра говорит нам про то, что мы обязаны исполнять серьезные дела. Но большинство людей могут легко спутать, что для них важно. Квадрат А, который должен оставаться пустым, и отвечающий за срочные и серьезные дела, они часто путают с С, где скопились неважные дела, просящие срочного вмешательства.

Необходимо помнить, что вы должны тратить силы только на то, что для вас важнее всего в этот фактор времени. Работать на будущее следует, когда дела можно отложить и правильно их распланировать.

Ошибка 2. Большое количество времени уделяют мелочам.

Для того, чтобы объяснить, почему обязательно необходимо делать «базу», а лишь потом мелочи, воспользуемся Законом Парето. Он говорит, что 20% усилий дают 80% результата. Другими словами, когда вы работаете над чем-то важным, вы затрачиваете 20% усилий и достигаете 80% результата. Когда вы работаете над мелочами, вы получаете результат в 4 раза меньше, а тратите сил в 4 раза больше.

Рассмотрим маленькой пример. Вам необходимо запустить маркетинговую кампанию. Если вы создадите 10 креативов, подберете к ним основные слова и фразы, и запустите на подготовленных площадках, то это будет 20% работы, которые дадут 80% результата. Однако если вы будете уделять время на правку шрифтов и изображений, подборку и шлифовку фраз, поиск дополнительных платформ для рекламы, то истратите намного больше сил. Все это придется выполнить, однако уже после начала маркетинговой кампании, когда вы достигните первого результата.

Ошибка 3. Отсутствие времени на свои дела.

У всех людей должна быть личная жизнь и свобода выбора занятия. Если у вас много дел, и вы не находите один — два часа для того, чтобы заняться собственным увлечения, то это плохое планирование своего дня. Планировать время работы важно не только благодаря тому, что оно дает возможность делать больше. Оно позволяет заниматься не спеша тем делом, которое вам по вкусу.

Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Вам нужно войти, чтобы оставить комментарий.